Statuts et règlement intérieur

Nouveau statuts de la SESA voté par le CA du 9 décembre 2023 et présentés en AG le 20 janvier 2024

Statuts de la SESA voté par le CA du 9 décembre 2023 et présentés en AG le 20 janvier 2024

I – But et composition de l’association

Article 1 : NOM
Il est constitué entre les adhérents aux présents statuts, une association régie par la loi du 1er juillet 1901 et le décret du 16 août 1901, ayant pour titre : Société d’études scientifiques de l’Aude.

Article 2 : BUT & OBJET
Cette association a pour but :
• de promouvoir l’étude de tous les sujets se rapportant aux sciences physiques, naturelles et humaines,
• d’organiser tous types d’actions permettant la réalisation de notre but principal culturel et scientifique (conférences, colloques, expositions, sorties de terrain, publications…),
• d’encourager le dialogue « science et société » et de développer un réseau d’associations œuvrant dans les mêmes buts que notre Société,
• de développer des partenariats avec des associations, des industriels et des institutionnels au sein des territoires dans lesquels s’étendent ses activités,
• d’éditer et de vendre des publications et des ouvrages.

Elle étend son activité sur l’ensemble du département de l’Aude et les départements limitrophes dans la mesure où ils interagissent avec le territoire de l’Aude.

Article 3 : MOYENS D’ACTION
Les projets et les activités de l’association seront en accord avec ses objectifs à caractère culturel, et scientifique :
• Conférences
• Excursions et sorties sur le terrain dans le cadre des commissions ou pour l’animation de la Société
• Toute action pouvant servir les buts de l’association et favoriser les initiatives avec d’autres associations ou des territoires,
• Productions audiovisuelles et multimédias
• Vente de produits culturels et scientifiques.

Article 4 : DURÉE & SIÈGE SOCIAL
La durée de la Société est illimitée. Son siège social est fixé à Carcassonne. Il peut être transféré à une autre adresse dans le département de l’Aude, par décision motivée du Conseil d’Administration et approbation lors d’une assemblée générale de l’association.

Article 5 : COMPOSITION
L’association se compose de :
• Membres d’honneur : titre conféré par le Conseil d’administration à des personnes ayant rendu des services importants à l’association ou dont les travaux scientifiques font autorité.
• Adhérents ou adhérentes.
On devient adhérent ou adhérente de l’association après acquittement de la cotisation de l’année en
cours. La qualité d’adhérent ou adhérente donne droit au bulletin annuel.

La qualité d’adhérent ou adhérente se perd par :
• La démission, portée par écrit à la connaissance de la présidence de la Société.
• Le décès.
• Le non-paiement de la cotisation entraîne la radiation automatique.
• La radiation est prononcée par le Conseil d’administration au 2/3 des présents pour faute grave, après mise en demeure et demande d’explications à l’intéressé à fournir au Conseil d’administration.

Article 6 : ADMISSIONS ET VALEURS
La Société est ouverte à tous. Elle est respectueuse des convictions personnelles, religieuses, politiques ou philosophiques, des orientations sexuelles, et s’interdit toute attache à un parti ou à une confession.
Ne peuvent en devenir membres que des personnes physiques ou morales qui s’engagent à se comporter
conformément à l’objet décrit dans l’article 2.
L’adhésion est ouverte aux mineurs ou aux mineures avec accord du responsable légal.
Dans le cadre des activités de l’association, chaque adhérent ou adhérente s’interdit tout prosélytisme ainsi que toute démarche commerciale.
Le Conseil d’administration se réserve le droit de refuser la demande d’admission d’une personne.
Néanmoins, la Société s’interdit toute discrimination et veille au respect de ce principe.

II — Les ressources

Article 7 : LES RESSOURCES
Les ressources de l’association comprennent :
• Le montant des cotisations versées par les membres annuellement,
• Les ressources générées par des manifestations organisées par la Société,
• Les dons en nature ou en espèces de personnes physiques ou morales, dans les limites prévues par la loi,
• Les dons et les legs,
• Les subventions de l’État, de la région, du département, des intercommunalités ou des communes,
• Le produit de la vente des publications de la Société,
• Le montant des intérêts sur les sommes qui pourraient être mises en dépôt.

III — L’administration de la Société

Article 8 : CONSEIL D’ADMINISTRATION
La Société est dirigée par un Conseil d’administration composé de 20 membres maximum. Les membres du Conseil d’administration sont élus individuellement pour trois ans à la majorité absolue des adhérents ou adhérentes présent(e)s ou représenté(e) s à l’Assemblée générale de l’année de renouvellement. Ils sont rééligibles.
Le Président ou la Présidente ne peut exercer plus de deux mandats successifs.
Si au cours du mandat, la moitié des membres du Conseil d’administration venait à démissionner, une Assemblée générale extraordinaire devra être convoquée dans le mois qui suit la dernière démission.
Le Conseil d’administration choisit parmi ses membres, à la majorité absolue des membres présents ou représentés, le bureau, les commissions du bulletin, des excursions et de la communication.

Article 9 : RÔLE DU CONSEIL D’ADMINISTRATION
Le Conseil d’administration se réunit sur convocation de la présidence de la Société ou du tiers au moins de ses membres au moins tous les trois mois ou chaque fois que nécessaire.

Il est responsable de la marche générale de la Société :
• il valide le règlement intérieur,
• il donne son avis sur les projets et les valide,
• il gère les ressources de l’association,
• il approuve la politique salariale,
• il approuve le compte d’exploitation et le rapport moral,
• il désigne le ou les représentants de l’association dans les diverses fédérations et organisations auxquelles l’association adhère.
Des personnes extérieures peuvent également être conviées aux réunions, soit par le bureau, soit par le conseil d’administration pour amener leur expertise à une question à l’ordre du jour. Elles ne peuvent pas prendre part aux votes.

Article 10 : ÉLECTION DU BUREAU
Le Conseil d’administration élit parmi ses membres, à main levée ou par bulletin secret à la demande express d’au moins un de ses membres présents, pour les trois ans, un bureau qui comprend :
• un président ou une présidente, éventuellement un ou deux vice-présidents ou vice-présidentes,
• un ou une secrétaire et éventuellement, un secrétaire adjoint ou une secrétaire adjointe,
• un trésorier ou une trésorière et éventuellement, un trésorier adjoint ou une trésorière adjointe
• un ou une bibliothécaire et éventuellement, un bibliothécaire adjoint ou une bibliothécaire adjoint
L’élection se fait poste par poste.
S’il y a plusieurs candidats pour un poste donné, l’élection doit obligatoirement se faire à bulletin secret.
Les membres du Conseil d’administration, y compris ceux du bureau, ne pourront recevoir aucune rétribution en raison des fonctions qui leur sont confiées.

Article 11 : RÔLE DU BUREAU
Le bureau prépare les séances du Conseil d’administration et de l’Assemblée générale. Il veille à l’exécution de leurs décisions. Il donne son avis sur les orientations budgétaires et la gestion financière de l’association.

Rôle des membres du bureau :

  • Le président ou la présidente : représente l’association dans tous les actes officiels, administratifs et juridiques. Il signe les contrats de travail des salariés.
  • Le ou la secrétaire : rédige le procès-verbal de l’assemblée générale et les comptes rendus des réunions,
  • Le trésorier ou la trésorière : participe à la gestion comptable et financière de l’association. Il effectue tout paiement et perçoit toute recette sous la responsabilité du président ou de la présidente,
  • Le ou la bibliothécaire : il gère la bibliothèque de la Société et fait un compte rendu des entrées et des sorties pour le Conseil d’administration
  • Le(s) vice-président(s) ou la ou les vice-présidente(s) : représente le président ou la présidente auprès des institutions ou dans les réunions en cas d’absence ou de défaillance de ce dernier ou de cette dernière.
  • Le secrétaire adjoint ou la secrétaire adjointe : aide le ou la secrétaire et la ou le remplace éventuellement
  • Le trésorier adjoint ou la trésorière adjointe : aide le trésorier ou la trésorière dans la gestion comptable de l’association et la ou le remplace éventuellement
  • Le bibliothécaire adjoint ou la bibliothécaire adjointe : aide la ou le bibliothécaire dans la gestion de la bibliothèque.
    Tous les membres du bureau doivent jouir du plein exercice de leurs droits civiques et être majeur ou mineur émancipé.

Article 12 : ASSEMBLÉE GÉNÉRALE ORDINAIRE
L’Assemblée générale ordinaire est publique, elle comprend tous les membres de la Société à jour de leur cotisation N-1. Les membres d’honneur ainsi que les représentants des institutions qui financent l’association sont également invités.

L’Assemblée générale ordinaire se réunit au cours du premier trimestre tous les ans sur convocation de la présidence.
Quinze jours au moins avant la date fixée, les membres de la Société sont convoqués par courriel ou par courrier simple par les soins du secrétaire.
Tout adhérent ou adhérente souhaitant mettre une question à l’ordre du jour doit la faire parvenir dans les sept jours qui suivent la convocation.
L’ordre du jour figure sur la convocation.
L’Assemblée générale a notamment pour compétence de :
• voter les différents rapports qui lui sont soumis (rapport moral et d’activité, rapport financier) à la majorité absolue,
• décider des orientations à prendre,
• approuver le budget prévisionnel,
• voter le montant des cotisations annuelles fixées en conseil d’administration,
• délibérer sur toute autre question portée à l’ordre du jour.
Tous les 3 ans, elle devra en outre
• procéder aux élections des membres du conseil d’administration.
L’Assemblée générale ordinaire délibère sur l’ensemble des sujets portés à l’ordre du jour.
Les délibérations sont approuvées à la majorité absolue des voix des membres présents ou représentés. Les votes ont lieu à main levée ou par bulletin secret sur la demande express d’au moins un électeur présent.
La voix du président ou de la présidente est prépondérante en cas de partage égal des voix.
Seules les personnes à jour de leur cotisation (N-1) le jour de l’Assemblée générale ordinaire ont le droit de vote.
Les décisions de l’Assemblée générale ordinaire s’imposent à tous les membres.

Article 13 : ASSEMBLÉE GÉNÉRALE EXTRAORDINAIRE
Comme l’Assemblée générale ordinaire, l’Assemblée générale extraordinaire est publique.
Elle se réunit à la demande de la présidence de la Société ou de la moitié plus un des membres du Conseil d’administration ou du quart des membres de la Société. Son mode de convocation est le même que celui de l’Assemblée générale ordinaire.
Elle peut être convoquée pour une décision d’action en justice, un conflit d’envergure, une situation financière exceptionnelle, la modification des statuts, la démission de la moitié du Conseil d’administration ou la décision de dissolution de la Société.
Les délibérations sont prises à main levée, ou par bulletin secret si au moins un électeur présent en émet le souhait.
Toute décision doit être prise aux 2/3 des électeurs présents ou représentés.
Le mode de fonctionnement et d’organisation de l’Assemblée générale extraordinaire s’apparente à celui de l’Assemblée générale ordinaire. Seules les personnes à jour de leur cotisation (N-1) le jour de l’assemblée ont le droit de vote.

Article 14 : RÈGLEMENT INTÉRIEUR
Un règlement intérieur, concernant les modalités d’administration de l’association, pourra être établi par le Conseil d’Administration.
Ce règlement est destiné à fixer les divers points non prévus par les présents statuts, notamment ceux qui ont trait à l’administration interne de l’association.
Ses modifications sont discutées et votées par le seul Conseil d’administration à la majorité des 2/3 des membres présents ou représentés.

IV — Responsabilité, statuts et dissolution

Article 15 : RESPONSABILITÉ
Aucun membre de l’association, à quel titre que ce soit, n’est personnellement responsable des engagements contractés par celle-ci, l’ensemble des ressources de la Société en répond.
La Société ne prend sous sa responsabilité aucune des opinions ou assertions émises par les auteurs lors des conférences ou lors des travaux publiés dans le bulletin, édité par ses soins.

Article 16 : MODIFICATION DES STATUTS
Les modifications aux statuts ainsi que la dissolution de la Société sont proposées par le Conseil d’administration à la majorité des 2/3 des membres présents ou représentés, et votés par l’Assemblée générale extraordinaire.

Article 17 : DISSOLUTION
En cas de dissolution, l’Assemblée générale extraordinaire désigne un ou plusieurs liquidateurs chargés de procéder à la liquidation de l’actif net et des ouvrages constituant la bibliothèque, qui devront être affectés à une autre société savante ou à un organisme ayant la capacité légale de les recevoir.
En aucun cas, les membres de la Société ne pourront se voir attribuer une part quelconque des biens de la Société en dehors de leurs apports.

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Règlement intérieur de la société 2024 .

Règlement intérieur de la société 2024

I - ADHÉSION À LA SOCIÉTÉ

Article 1 : Refus d’admission
La Société se réserve le droit de refuser une demande d’adhésion, sans avoir à justifier sa décision. Cette décision sera proposée par le bureau et validée par le CA.

Article 2 : Conséquences de l’adhésion
L’adhésion à la Société à quel titre que ce soit entraîne la pleine et entière acceptation des statuts et du présent règlement intérieur.

Article 3 : Démission – Exclusion – Décès d’un membre
1. La démission doit être adressée à la présidence de la Société par écrit (courrier postal, courriel, lettre déposée à la Société...). Elle n’a pas à être motivée par le membre démissionnaire.

2. Comme indiqué à l’article 10 des statuts, l’exclusion d’un membre peut être prononcée par le conseil d’administration, pour motif grave.
Sont notamment réputés constituer des motifs graves :

  • une condamnation pénale pour crime et délit ;
  • toute action de nature à porter préjudice, directement ou indirectement, aux activités de la Société ou à sa réputation (vol, dégradation de matériel, propos diffamatoires, atteintes manifestes à la laïcité… etc).
    L’intéressé ayant été invité par écrit (courrier postal ou courriel) à fournir des explications devant le bureau et/ou par écrit, la décision d’exclusion sera adoptée par le Conseil d’administration réuni pour l’occasion statuant à la majorité des deux tiers des membres présents ou représentés, et sera notifiée à la personne exclue.

3. En cas de décès d’un membre, les héritiers ou les légataires ne peuvent prétendre à un quelconque maintien dans l’association.

Dans tous les cas (démission, exclusion, décès), la cotisation versée à l’association est définitivement acquise.

II - ADMINISTRATION DE LA SOCIÉTÉ

Article 4 : Le Conseil d’administration se dotera de commissions :
a) la commission du Bulletin, chargée d’élaborer la publication annuelle et les autres publications de la Société (Mémoires, Monographies, Prix Urbain Gibert...)
b) la commission de la communication, chargée de proposer des conférenciers et toute forme de communications (Journées d’études, colloques, rencontres, ateliers de médiation scientifique...)
b) la commission des excursions, chargée de proposer des projets d’excursions dans le département ou la région.

Le Conseil d’administration pourra décider de créer un ou plusieurs groupes de travail et se faire aider par des experts, membres ou non du Conseil d’Administration de la Société, pour traiter de points particuliers.

Article 5 : Les candidatures au Conseil d’administration doivent être adressées par écrit (courrier postal simple, courriel, lettre manuscrite déposée à la société...) à la présidence de la Société avant la fin de l’année précédant le renouvellement.

Article 6 : La liste ainsi constituée est soumise au vote de l’Assemblée Générale réunie conformément aux statuts. Le vote a lieu à main levée, à la majorité absolue des membres présents ou représentés, à moins qu’un électeur demande un vote à bulletins secrets.

Article 7 : Le Conseil d’Administration renouvelé se réunit le même jour que l’Assemblée générale qui l’a élu. Il nomme un secrétaire de séance qui procèdera à l’élection du Bureau et des Commissions dans les conditions prévues à l’article 8 des statuts.

Article 8 : Réunion du Bureau ou du CA
Conformément à l’article 9 des statuts, le Conseil d’administration se réunit au moins tous les 3 mois. Le Bureau pourra se réunir tous les mois ou chaque fois que ce sera nécessaire. Les réunions du bureau pourront être ouvertes aux membres du Conseil d’administration.

Article 9 : Assemblées générales ordinaires ou extraordinaires, Conseil d’administration – Modalités applicables aux votes
Pour l’ensemble des votes prévus par les statuts, et en raison de la dispersion géographique des adhérents, ils ne sera tenu compte que des membres présents ou représentés dans la détermination des majorités requises.

Article 10 : Lors des Assemblées générale ordinaires ou extraordinaires ou lors des Conseils d’administration, chaque électeur (personne physique ou morale) ne dispose que d’une seule voix et de deux procurations nominatives au maximum (membre empêché).

Article 11 : Les décisions du Conseil d’administration et du Bureau sont prises à la majorité absolue des membres présents ; en cas d’égalité des voix, celle du Président ou de la Présidente est prépondérante.

Article 12 – Indemnités de remboursement.
Seuls les administrateurs, les membres élus du Bureau ou toute personne après décision du Conseil d’administration, peuvent prétendre au remboursement des frais engagés dans le cadre de leurs fonctions, sur présentation de justificatifs et après décision du bureau de la Société.
Pour les frais kilométriques, le barème appliqué sera celui des frais appliqués par l’administration fiscale.

L’association étant reconnue d’intérêt général, il sera possible pour un membre d’abandonner ce remboursement et d’en faire don à la Société en vue de la réduction d’impôt sur le revenu prévue à l’art. 200 du CGI. L’association lui délivrera un reçu fiscal, conforme à un modèle fixé réglementairement, attestant du don pour bénéficier de la réduction d’impôt.

Les remboursements des produits et services payés pour le compte de la Société par un sociétaire ne subissent pas d’autres limitations que celles qui s’imposent à la Société si elle les avait payés directement.

Article 13 : Protection de la vie privée
Les adhérents ou les adhérentes sont informés que la Société met en œuvre un traitement informatisé des informations nominatives les concernant.
Ce fichier est à l’usage exclusif de la Société ; il présente un caractère obligatoire. La Société s’engage à ne pas publier ces données nominatives sans l’avis explicite des intéressés.
Les informations recueillies sont nécessaires à l’adhésion. Elles font l’objet d’un traitement informatique et sont destinées au secrétariat de la Société. Elles peuvent donner lieu à l’exercice du droit d’accès et de rectification selon les dispositions de la loi du 6 janvier 1978.
Pour exercer ce droit et obtenir communication des informations le concernant, l’adhérent ou l’adhérente s’adressera par écrit au siège de l’association (courrier postal simple, courriel, lettre déposée au siège).

III - SEANCES

Article 14 : Des conférences, ouvertes au public, ont lieu à Carcassonne, du mois de septembre au mois de juin (troisième samedi du mois). Sur décision du Bureau, elles peuvent être organisées dans diverses communes du département.

IV - PUBLICATIONS

Article 15 : La publication des études donne lieu à l’édition d’un Bulletin annuel intitulé : « Bulletin de la Société d’études scientifiques de l’Aude », élaboré par les membres de la Commission élue à cet effet (article 8 des statuts) et donné à tous les membres de la Société à jour de leur cotisations de l’année N-1 de l’édition.

Article 16 : Ne peuvent figurer dans le Bulletin que les communications concernant essentiellement le département de l’Aude ou ses confins immédiats. Elles doivent être inédites. Des travaux ne répondant pas à ces diverses conditions peuvent être présentés en séance publique mais ne donnent pas lieu à publication dans le bulletin.

Article 17 : Toute personne présentant une communication en séance publique et donnant lieu à une publication écrite, doit à l’issue ou au plus tard dans le mois qui suit la séance donner à la commission du bulletin, le texte de ladite conférence, ce délai est raccourci à 15 jours pour les intervenants ou intervenantes du mois de décembre.

V - MODIFICATION DU RÈGLEMENT INTÉRIEUR

Article 18 : Le présent règlement intérieur de la Société d’études scientifiques de l’Aude est établi par le Conseil d’administration conformément à l’article 14 des statuts. Il pourra être modifié lors d’une réunion du Conseil d’administration et approuvé à la majorité des membres présents ou représentés.

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Contrat d’engagement républicain .

Contrat d’engagement républicain

Le contrat d’engagement républicain (CER) régi par les articles 10-1 et 25-1 de la loi n°2000-321 du 12 avril 2000 et son décret d’application n°2021-1947 du 31 décembre 2021, doit être souscrit par l’association à l’appui de toute demande de subvention auprès d’une autorité administrative ou d’un organisme chargé de la gestion d’un service public industriel et commercial.

Les organismes qui attribuent des subventions soumis au CER doivent satisfaire à plusieurs obligations :

  • S’assurer de la souscription effective du CER ;
  • Contrôler le respect du CER ;
  • Sanctionner le non-respect du CER.

Une fois le CER souscrit et la subvention accordées par l’autorité administrative, la structure demandeuse doit :

  • Informer les membres de la souscription du CER et de ses termes, et de leur obligation de le respecter ;
  • Veiller au respect du CER par ses dirigeants, membres, bénévoles ;
  • Faire cesser tout manquement au CER en fonction des moyens dont elle dispose.

Il est du devoir de l’organisme qui souscrit le CER d’en informer ses membres, salariés, bénévoles et ses dirigeants. Il s’agit simplement de leur communiquer le fait que l’association s’est engagé à respecter les sept engagements prévus par le contrat d’engagement républicain qui sont listés dans le décret n°2021-1947 du 31 décembre 2021.

Cette information peut être effectuée par tout moyen, par exemple par un affichage dans les locaux de l’association, la mise en ligne sur son site internet, l’envoi par courrier postal ou mél, lors d’une assemblée générale, une inscription dans le règlement intérieur, etc. L’écrit a cependant pour avantage de fournir un moyen de preuve en cas de contestation de l’exécution de l’obligation d’information. Il importe de retenir un moyen d’information de nature à rendre certaine la date à compter de laquelle ces salariés, les bénévoles, etc. ont été effectivement informés.

Les conséquences du non-respect du CER : le retrait de la subvention. Les subventions versées doivent alors être restituées.
Le CER comporte sept engagements qui doivent être respectés par ses signataires, conformément aux articles 10-1 et 25-1 de la loi n°2000-321 du 12 avril 2000, son décret d’application n°2021-1947 du 31 décembre 2021 et la circulaire NOR INTD2216361C du ministre de l’intérieur et des outre-mer. Ils s’entendent de la manière suivante.
 Engagement n°1 : Respect des lois de la République
 Engagement n°2 : Liberté de conscience
 Engagement n°3 : Liberté des membres de l’association
 Engagement n°4 : Égalité et non-discrimination
 Engagement n°5 : Fraternité et prévention de la violence
 Engagement n°6 : Respect de la dignité de la personne humaine
 Engagement n°7 : Respect des symboles de la République

Retrouver tous les engagements détaillés du Contrat d’engagement républicain (CER)ICI

Les dispositions de la loi du 6 janvier 1978, dite « INFORMATIQUE ET LIBERTES » à la SESA

Les dispositions de la loi du 6 janvier 1978, dite « INFORMATIQUE ET LIBERTES » à la SESA

Depuis le 1er juin 2019, la loi du 6 janvier 1978, dite « Informatique et Libertés », est en vigueur dans une nouvelle rédaction. Elle comporte notamment les dispositions relatives aux « marges de manœuvre nationales » autorisées par le règlement général sur la protection des données (RGPD) que le législateur a choisi d’exercer ainsi que les mesures de transposition en droit français de la directive « Police-Justice ».
La présente loi s’applique aux traitements automatisés en tout ou partie de données à caractère personnel, ainsi qu’aux traitements non automatisés de données à caractère personnel contenues ou appelées à figurer dans des fichiers.
En ce qui nous concerne, il s’agit des données qui sont recueillies lors de votre inscription, si vous faites des achats de livres ou de bulletins ou si vous naviguez sur notre site internet
Les données recueillies sur dans les formulaires ne serviront qu’à nous permette de traiter votre adhésion, ou votre commande. Si vous le souhaitez, vous pouvez accéder aux données vous concernant, les rectifier, demander leur effacement en vous adressant à la SESA, MJC bureau n°12, 91 rue Aimé Ramond, 11000 Carcassonne.

Vous trouverez ci-dessous les statuts de 1986 (2 pages) et le règlement intérieur valable jusqu’en 2023 (2 pages) de la SESA.

Statuts p. 1
Statuts p. 2
Règlement intérieur p.1
Règlement intérieur p. 2